Grupos ou Espaços? como funcionam e qual escolher?

Version 1

    De um ponto de vista funcional:

     

     

    ItemEspaçoGrupo
    Função Primaria

    B2E (da empresa para o empregado)

    Os Espaços tem o objetivo de "Publicar e Contar" alguma coisa.

    O estilo de comunicação é de "um para muitos"

    E2E (employee to employee) o principal propósito é a colaboração horizontal entre pessoas. Típicamente aqui se colabora em Documentos, Perguntas e Respostas, compartilhar informações e conversas pontuais sobre o tema comum (o tema do Grupo).
    Quem pode criá-los?Somente os Administradores do Jive podem criar Espaços de primeiro nível. Depois, uma pessoa pode ser nomeada Administrador do Espaço e por tanto criar sub-espaços dentro dele

    Podemos delegar a capacidade de criar Grupos a muitas pessoas da Organização. Normalmente toda pessoa em uma posição um pouco senior, que devam liderar ou simplesmente ajudar na organização de uma equipe de trabalho deveria poder criar um Grupo.

    Os Grupos podem "recrutar" seus integrantes dentro de uma única área da empresa, mas muitas vezes vão ter integrantes de muitas áreas e de vários níveis hierárquicos. Este últimos são os mais difíceis de organizar e tornar produtivos.

    Objetivo Principal

    As empresas se organizam por Diretorias / Departamentos. Um empregado deveria normalmente utilizar a maior parte do seu tempo em interações internas na sua área funcional.

    Certamente o s Espaços podem refletir no Jive a hierarquia e estrutura organizacional da empresa, porém esta não é necessariamente uma boa prática pois promove a criação de silos de informação. De qualquer forma as vezes é útil e necessário aumentar a focalização da informação por áreas funcionais da organização , que em Jive podem se refletir dentro de uma hierarquia de Espaços.

     

    Boa Prática: Um Espaço também pode ser usado para estabelecer uma comunicação  ou colaboração horizontal que alcance ou toque varias áreas da Organização. Eles podem funcionar como uma porta de entrada ou uma "recepção"  onde pessoas de várias áreas com varias especialidades concorrem a um propósito comum. É o caso quando temos vários conhecimentos comuns em diversas áreas da Organização ou quando conhecimentos diferentes devem converger para um objetivo comum.

    Os Grupos podem ser utilizados para juntar pessoas em uma rede informal ou formal. Uma grande qualidade é que esses Grupos podem se formar de forma espontânea dentro da organização sem muitas restrições. Quanta mais liberdade para criar Grupos (item acima) mais oportunidades de colaboração teremos.

     

    Mas os Grupos também podem ser usados para colaborar dentro de um mesmo departamento, área funcional, comunidades de prática, comunidades de interesse, assuntos, tópicos, projetos, equipes. Esses Grupo podem ter objetivos permanentes ou podem ser ad hoc, com uma meta específica e depois ter um fim de vida uma vez alcançado o objetivo proposto.

     

    Os Grupos não tem uma hierarquia (não existem sub-grupos no Grupo)

    Quantidade

    A melhor prática e manter a quantidade de Espaços de primeiro nível muito limitada. A proliferação de Espaços leva a  uma interface de usuário (UI) confusa e pode ficar difícil entender que informação está onde ou onde colocar uma nova informação.

    Porém, se você precisa replicar a estrutura organizacional usando Espaços, você pode criar todos so sub-espaços que considere necessário.

    A melhor prática é deixar os usuários criarem tantos Grupos quantos quiserem e de fato permitir a sobreposição dos mesmos. Com o tempo os Grupos mais ativos aparecem mais e vão naturalmente tomando a "liderança" dentro da comunidade Jive. As conversações e documentos vão aparecer com naturalidade. Os Grupos menos ativos perderão participantes e com o tempo podem ser desativados a cada três meses ou a cada ano pelo Administrador da comunidade. Muito provavelmente o conhecimento e documentos já tenham migrado dos Grupos menos ativos para os mais ativos.

    Uma vantagem adicional de permitir a máxima criação de Grupos é que eles são relacionados com o nível de especialização e interesse no perfil da usuário. Co isto fica muito mais fácil achar os especialistas em determinado assunto e as pessoas que tiveram os mesmo problemas. Se uma solução já existe, o caminho até ela fica muito mais obvio.

    FuncionalidadeNão existem grandes diferencias entre o que pode ser feito num Espaço ou Grupo. Por exemplo; Discussões, Documentos, Blogs, Categorias, Projetos, Enquetes, Anúncios, Eventos, Videos, etc.Grupos tem a mesma funcionalidade que os Espaços. Uma diferencia não tão significativa entre ambos é que no Grupo  você pode forçar um "email grupal", forçando uma comunicação para todos os membros do Grupo
    Participantes

    Não existe o conceito de membro de um Espaço. Os Espaços são geralmente abertos a todos os participantes da comunidade Jive.

    A pesar que o acesso aos Espaços pode ser restrito (tecnicamente possível) isto não é recomendado em absoluto devido a carga de trabalho de gerenciamento e administração que isto pode acarretar. Se você está replicando nos Espaços do Jive a sua estrutura Organizacional, é muito comum que um determinado departamento solicite a restrição de acesso a determinada área. Isto pode gerar um grande número de solicitações similares difíceis de manter dada a variabilidade e rotação de pessoas na organização. Se um conjunto de pessoas requer o tratamento de assuntos em privado, é muito melhor criar um Grupo Privado ou Secreto ao invés de um Espaço.

    O Administrador de um Grupo pode convidar, agregar ou tirar pessoas dentro de um Grupo. Os Grupos tem uma forte componente de Permissão de Participação (Membros). O sentimento de participação de fato é muito reforçado por esta funcionalidade. Uma vantagem desta característica é que permite identificar pessoas com um mesmo interesse e obter um nível de excelência graças ao compartilhamento de ideias entre pares.

    Os Grupos podem ser Abertos, para Membros (todo mundo ve o conteúdo mas somente os Membros podem editar), Privados (somente os membros vem e editam conteúdo), Secreto (somente quem é convidado sabe da sua existência e tem acesso ao conteúdo).

    Todo Grupo tem uma aba de "Membros"

    Controles de Permissões

    O controle de Permissões nos Espaços tem um alto poder de granularidade. Podemos definir exatamente quem faz o que no conteúdo de cada do Espaço (ou sub-espaço). Estas permissões são definidas em conjunto pelo Administrador jive e o Administrador do Espaço e implementadas pelo Administrador Jive.

    Existem sete perfis padrão de permissões para Espaços. Mas o Administrador pode definir outros perfis especiais combinando mais de dez tipos de ações de edição ou ações sociais. Cada um desse perfis (associado a um conjunto de usuários ) define se eles podem escrever, modificar, comentar, responder, curtir, marcar, etc.

    Nos Grupos não existe um controle de permissões como nos espaços. Isso se deve a que o objetivo é diferente. Todas as pessoas que foram admitidas no Grupo tem o mesmo nível de capacidades. Ao inv[és que no Espaço, nos Grupos o controle se dá pela autorização de participar no Grupo e não pelo que uma pessoa  pode fazer nele. Nos Grupos a proposta é maximizar o nível de contribuição dos participantes. Com isso se maximiza a conversão de Conhecimento Tácito (que somente reside na cabeça das pessoas)  em Conhecimento Explícito que se converte num ativo permanente da Empresa.